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標題: 簡報不是 One Man Show [佚名] [網路文章] [打印本頁]

作者: BTMACO888 時間: 2010-7-19 06:04 PM 標題: 簡報不是 One Man Show [佚名] [網路文章]

【標題】：簡報不是 One Man Show
【作者】：佚名
【轉載地點】：網路文章
【文章內容】：

簡報是高階主管認識員工最直接的方法，用心、不用心，一站上台，都會被放大檢驗。
可以說，要讓主管對你加分或扣分，全都維繫在簡報上。
自 2002 年以台灣愛普生（EPSON）史上最年輕總經理之姿走馬上任以來，陳維鈞參與過無數場或精彩絕倫、或乏善可陳的簡報會議。
在他看來，簡報中可能犯的錯誤成千上萬，但總歸而言，最常見的問題便是缺乏對聽眾的同理心。
簡報，不是你一個人的事。
許多簡報者經常沉浸在個人的獨角戲裡，滿腦子只想著「我該說什麼」「我要怎麼說」......
因而忽略了「聽眾希望聽到什麼」「怎樣才能讓觀眾聽完簡報後滿載而歸」，讓簡報成為了單向溝通，未能達成預期的成效。

聽故事的人，才是簡報主角

一場成功且令人回味無窮的簡報，是由「3C」所組成，即Customer（顧客，指聽眾）、Creativity（別出新裁的創意）、Control（現場氣氛的掌控，與說服力的傳達）。
能夠兼顧 3C，通常便足以完成一場精彩的簡報。
不過，許多簡報者卻經常顧此失彼，難以面面俱到。
對此，建議在求簡報的「精彩」之前，應該先設法做到「不出錯」，關鍵就在於掌握住 Customer 的需求，把聽眾的需求放在心上。

不夠貼心，簡報者常犯 4 個錯誤

歸納出 4 個簡報者常因為不夠體貼聽眾而犯下的錯誤。

1. 未能體察聽眾狀態，造成聽眾負擔

許多跨國會議為求效率，經常會為與會者塞滿一整天的會議行程。
碰到這種行程滿檔的聽眾時，簡報者如果未能妥善做好時間規畫，只是自顧自地照本宣科，將簡報時間拖得「落落長」，不難想見將換來台下此起彼落的打呼聲。
因此，依照與會者的行程安排情形，設想聽眾當時的身心狀態後，再進行簡報流程的規畫，會是比較貼心的做法。
陳維鈞就曾經在正式簡報前，先秀出一些自己到日本京都遊玩的照片，或是特別規畫一段「樣品傳閱時間」，不但能夠有效地破冰，也能緩和聽眾的緊繃情緒。

2. 塞入過多資訊，讓人難以消化

在思索簡報內容時，簡報者經常忘了將聽眾「想聽的內容」「容易理解的方式」一併納入考量，只是胡亂塞入自己想說的東西，結果導致投影片上的文字及資訊量過多。
這樣毫無章法的內容安排，可能壓縮到每張投影片的停留及解說時間。
正當聽眾還在吸收消化投影片內容的時候，簡報者就因為時間緊迫急忙跳至下一張投影片，徒留聽眾在後頭苦苦追趕。
要了解聽眾到底想知道什麼，提供一個小祕訣：事前進行小型的問卷調查，只談聽眾想知道或不知道的事。
提醒，任何停留不到 5 秒的投影片，都是不必要存在的，應立即刪除。

3. 照本宣科，死氣沉沉

很多簡報者習慣窩在台上一角，看著手稿或投影片逐字照唸，導致簡報過程枯燥乏味。
「聽你唸還不如我自己看！」好的簡報者會設法讓聽眾融入其中，透過語氣、聲調及肢體語言的轉換，為簡報的氣氛添增上下起伏。
當然不是每個人都能成為 Steve Jobs，舞台魅力固然是與生俱來的天賦，勉強不來，但只要準備充足，必定能找到最自然的表達方式。

4. 背對觀眾，與現場「零互動」

從簡報者在台上站的位置，就可以看出他們有沒有把聽眾放在心裡。
出席簡報的聽眾，真正要聽的其實是簡報者的解說，投影片只是輔助工具，只可惜，很多人卻習慣背對聽眾，對著投影螢幕依樣讀稿。
陳維鈞認為，讓投影片變成主角的簡報者，一定是從頭到尾都沒有考慮過聽眾的需求。
相反地，在意聽眾的簡報者，則是會細心留意聽眾的表情，針對聽眾的反應即時調整簡報內容或解說速度。簡報者只顧著說話，放任聽眾自行解讀，是不負責任的做法。

用心、不用心，台上見分曉

要讓主管對你加分或扣分，全都維繫在簡報上。
對高階主管而言，簡報是認識員工最直接的方法。
透過一個人的簡報表現，可以看出準備心力與工作態度，同時也能看出員工對公司產品的認同感。
陳維鈞憶及 1995 年一次讓他錯愕的聽取簡報經驗：當時的簡報主軸，環繞在愛普生推出的第一台彩色噴墨印表機......
然而，簡報者在台上大力陳述新產品的種種功能時，所使用的投影片卻都是採黑白印刷，讓台下所有人面面相覷。

用心或不用心，站到台上都會被加倍放大，這正是簡報最讓人愛恨交織的地方。

【讀後感想】：

一個人簡報的好壞取決於用心與不用心，用心去收集資料作好資料分析，將簡報資料用心完成內容要符合長官或聽眾的需求，並且找時間反覆演練，並作好時間控制假如時間許可可以向直屬長官預報，請長官幫你找出缺失等到真正的簡報時一定會如您的預期成功而且順利，同時精彩的簡報一定要與觀眾互動不能唱獨腳戲，也不能照本宣科死氣沉沉總之多用心多下功夫一定會有滿意的成果。

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